DISPOCISIÓN FINAL DE DOCUMENTOS TRD - TVD

By teffymarquez03 | Updated: Dec. 5, 2023, 8:08 p.m.

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ELABORADO POR: ESTEFANÍA MÁQUEZ
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS TRD - TVD
FICHA: 2565857
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a través del Comité Evaluador de Documentos certifica que las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) de las entidades del orden nacional, entidades privadas que cumplen funciones públicas y otros organismos regulados por la Ley 594 de 2000, cumplen los requisitos técnicos de elaboración y aprobación conforme a las normas expedidas sobre la materia
El proceso comprende las siguientes etapas:

Se aportan los requisitos para iniciar el proceso de evaluación y convalidación de TRD o TVD.Se evalúan las TRD y TVD y se expide concepto técnico de evaluación.Se sustentan las TRD o TVD ante el Pre-comité Evaluador de Documentos.Se sustentan las TRD y/o TVD el Comité Evaluador de Documentos.Se expide el certificado de convalidación de TRD y/o TVD.
¿CUÁL ES LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS?
Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con respecto a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación
Conservación Total (CT): Esta categoría será destinada a los documentos cuya importancia es tal, que no serán depurados de la empresa u organización.Eliminación (E): Se les asigna a todos los documentos que hayan perdido todos los valores primarios, es decir, que ya no representan ningún peso para la empresa. Este proceso es irreversible, por lo que es necesario hacer un análisis completo y detallado de la información para evitar imprevistos.Microfilmación (M): Esta alternativa es asignada a los documentos que pasarán por un proceso de digitalización.Selección (S): Este punto está destinado a todas las series o subseries que no deberán ser conservadas en su totalidad, ya que pueden poseer algunos documentos de relevancia. Por lo tanto, aquellos documentos que no superen la selección serán eliminados.
CÓDIGO: En este punto se especifica la familia y ubicación del documento.SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Permite identificar y verificar la categoría a la que pertenece el documento.RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL: Aquí se establece la ubicación y ciclo de vida del documento.SOPORTE: Si el documento se encuentra electrónico o físico.PROCEDIMIENTO: En este punto se describe lo que se hará con el documento al cumplir su ciclo de vida
¿QUÉ ES LA TRD?
Tablas de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
¿QUÉ ES LA TVD?
Tablas de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final
DIFERENCIA ENTRE LAS TRD Y LAS TVD
Conforme al Acuerdo 039 de 2002 el AGN en su artículo 2, se estipula que las TRD deben elaborarse para establecer la disposición de los documentos sin importar su formato, en cambio  las TVD deben elaborar las categorizaciones dese y para los fondos documentales acumulados
Facilitan el manejo de la información.Contribuye a una mejor administración y producción de los documentos.Gestiona de forma eficiente la administración de documentos.Controla el acceso de forma total a la información.Garantiza la conservación de documentos, basándose en la relevancia de dicha información y en la tipificación documental.
VENTAJAS DE LA TRD
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN
Es un punto en donde se tiene en cuenta los principios que se deben establecer al momento de ordenar los datos en las respectivas tablas
TRD
Importancia estructural y legal de la información.Organigrama de la empresa.Funciones de cada área de la empresa.
TVD
Hace uso del diagnóstico de archivo.Gestión de almacén.Relevancia de la información.
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
En este apartado se revisa la relevancia y origen de la información en procedimientos de gestión y categorización documental
TRD
Uso y nivel de trámite de la información archivada.Unidades de documentos.Valores primarios y secundarios.
TVD
Relevancia y disposiciones estructurales, legales y organizacionales de la información.Nivel de importancia para los diferentes departamentos y áreas de una empresa.Estructura organizativa.
TRD
CATEGORIZACIÓN DE INFORMACIÓN
Según la información que se recolecta, se establecerán categorías y tiempos de permanencia en el archivo
TRD
Organización y reconocimiento por series, subseries y tipos de documentos.Valores de documentos.Clasificación a través de códigos y listas.
TVD
Revisión de la estructura de la organización, funciones y nivel de producción de documentos.Clasificación por importancia en las actividades y procesos  empresariales.Agrupación de información por características comunes, que conlleven a crear series de documentos.
TRD
TIPOS DE ARCHIVO DOCUMENTAL
Existen tres tipos de archivo que responden a las necesidades de almacenamiento de las empresas, lo cual depende en gran medida de los trámites, la utilidad y tiempo de ciclo de vida de cada uno de los documentos.

La clasificación de los tipos de archivo documental son los siguientes: Archivo de gestión, Archivo central, Archivo histórico
ARCHIVO DE GESTIÓN
Se les conoce también como archivos activos, los mismos son de gran relevancia  y se relacionan con los trámites habituales de una empresa, este tipo se mantienen en movimiento constante, es un archivo que se maneja en el interior de la empresa
ARCHIVO CENTRAL
También se le categoriza como archivo semiactivo, el cual conserva documentos de consulta que no son tan recurrentes, pero que de igual forma se mantienen vigentes y son de utilidad
ARCHIVO HISTÓRICO
Este tipo se enmarca dentro del archivo inactivo. Por lo general, estos documentos que se encuentran en el archivo histórico son provenientes del archivo de gestión y central
GLOSARIO DE TERMINOS
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cuál se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas la eliminación de documentos a los que no se les puede aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producidad por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series, y subseries documentales.CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. 
MUCHAS GRACIAS Y BENDICIONES

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