Powtoon - Necesidades de la compañía VKOMEX Grupo 102028

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Inducción a la empresa
Fase 3: Elaborar trabajo colaborativo en una herramienta web
ALEXANDER JOSE BOSS 
ALAN FORERO BOVEA
NANCY MONCADA
PRESENTADO POR
GRUPO 102028_25
NOVIEMBRE 14 DE 2019
Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
1. Necesidad de implementar dentro sus procesos tecnologías RFID para la ejecución de procesos de inventarios más eficaces.
Alexander Boss
2. Necesidad de implementar soluciones robóticas a los diferentes procesos que realiza VKOMEX como es el caso de los temibles inventarios. Realizando así, inventarios más exactos y minimizando los errores que comúnmente puede cometer un humano; maximizando el tiempo de realización del mismo y generando menos costos y haciéndolo más eficiente.
3. Necesidad de implementar un modelo de almacenamiento de datos en la nube (espacios de almacenamiento virtuales). Esto les permitirá almacenar la información que manejan de una manera más segura y con disponibilidad de acceso en todo momento.
4. Como segunda opción de almacenamiento de información, se evidencia la necesidad de implementar un blockchain. Este sistema de seguridad permite reducir en gran medida el riesgo de verse afectado por la piratería cibernética al almacenar la información que maneja la compañía de manera dispersa, en lugar de guardarlos en un servidor central.
Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Alexander Boss
5. Necesidad de implementar tecnologías de red informática, que les permitan mantener conectados sus ordenadores entre sí para intercambiar información referente a los procesos y actividades que realizan; optimizando así la operatividad de los mismos.
6. Necesidad de diseñar e implementar proyectos que integren los procesos aduaneros con las tecnologías existentes, automatizando y agilizando los procesos de entrada y salida de mercancías en el país.
7. Necesidad de implementar un sistema de recibo y entrega de mercancía dotada de inteligencia artificial (utilización de rayos X) el cual permita la detección de algún elemento ilegal como drogas y armas.
Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Alan Forero
1. Manejo de periféricos de entrada o salida para poder controlar el ingreso y la salida de mercancía y así poder declarar dichos productos ante los entes de control, por ejemplo, utilizar una lectora de códigos de barra que facilita y agiliza el registro de toda la mercancía que se va a nacionalizar, teniendo en cuenta que hay productos que vienen por miles, y cada uno tiene un serial diferente.
2. Tener un software a la medida, que se amolde a la necesidad de la empresa, toda vez que el servicio es importante para la retención de clientes, y un software adecuado, que los clientes puedan ingresar también y conocer el estado de su solicitud, mejorará en gran manera este servicio. 
3. Teniendo en cuenta que el correo electrónico es uno los canales principales de comunicación de las empresas con sus clientes, es necesario adquirir un dominio de correo electrónico propio, ya que como primera medida da una mejor imagen corporativa, denotando seriedad, confianza y autoridad ante los clientes, la comunicación es mucho mas efectiva, adicionalmente se va a garantizar la seguridad de la información, lo que esto dará tranquilidad a los clientes.
Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Alan Forero
4. Solicitar a su banco todas las herramientas necesarias para realizar cualquier tipo de transacción desde la comodidad de la empresa, (Portal empresarial, token, claves seguras, etc.) Esto con el fin de poder agilizar la transaccionalidad entre la empresa y los clientes, proveedores, etc. Recordemos que la mayoría de las empresas ya realizan sus pagos y cobros por medio de transferencias electrónicas y VKOMEX SAS no puede quedarse atrás.
5. Una necesidad imperante es que VKOMEX SAS utilice facturas electrónicas, ya que esto va a facilitar el envío a sus clientes por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica. Esto es posible ya que se valida con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente. Al utilizar las facturas electrónicas disminuirán los costos y los plazos de envío serán reducidos, logrando un resultado positivamente en los plazos de cobro.
Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Alan Forero
7. La gestión documental también se hace muy necesario en VKOMEX SAS, toda vez que el 90% de la actividad económica de la empresa se basa en documentación y que mejor que tener un buen sistema de gestión documental, ya que nos va a permitir vincular los datos y registros a documentos, mejorando la seguridad de acceso, y por supuesto, con la posibilidad de acceso remoto sobre toda su información en cualquier momento.
6. Utilizar una herramienta que permita sincronizar archivos a través de un directorio virtual o disco duro virtual en la red, y además que sea accesible remotamente y desde cualquier lugar. Esto va a contribuir a que los colaboradores de VKOMEX SAS puedan tener de primera mano toda la información necesaria para poder prestar un excelente servicio a sus clientes.
Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Nancy Moncada
1. La región deberá cerrar en primer lugar las brechas de conectividad que aún persisten en muchos países y en zonas rurales, pero también deberá prestar atención a la infraestructura y regulación de los datos. Pasan a ser imprescindibles en este nuevo contexto el acceso adecuado a la banda ancha, el almacenamiento en la nube, el procesamiento de datos masivos y de aquellos vinculados a la inteligencia artificial, al Internet de las cosas y a la ciber seguridad, entre otros.

2. La transformación digital de cadenas de valor o de sectores tradicionales como energía, salud o construcción requiere de intervenciones específicas en formación, actualización regulatoria, interoperabilidad, desarrollo de estándares y déficits de innovación, las cuales pueden ser atendidas con una mirada por verticales, como es el caso de las iniciativas apoyadas .
3. Sin capital humano con destrezas digitales para la I+D, la innovación y el trabajo técnico en las empresas, así como sin gerentes con capacidades actualizadas, ALC no podrá aprovechar las oportunidades de la economía digital.

Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Nancy Moncada

4.  Segmentos de empresas como las pymes, en donde existen mayores brechas de adopción digital, deben ser atendidos con políticas específicas enfocadas en facilitar la difusión y prueba de nuevas tecnologías, así como en el fortalecimiento de las capacidades gerenciales y tecnológicas que permitan desplegar estrategias de transformación digital e impulsar nuevos modelos de negocio.

5. Una necesidad de suma importancia que tiene que desarrollar e implementar es la facturación electrónica, ya que esto facilita todo el proceso de recobro, a tiempo de poder llevar una mejor cartera controladas y con la información de los sistemas contables al día, Esto es posible ya que se valida con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria.

Necesidades requeridas en la compañía VKOMEX
Nancy Moncada
6. El éxito de la transformación digital depende de unas políticas integrales, que combinen elementos de oferta y demanda, y promuevan una relación de diálogo permanente entre los sectores público y privado para cada uno de los ejes propuestos. El impulso al sector TIC y al desarrollo de ecosistemas de emprendimiento, por su impacto transversal en la digitalización e innovación del resto de los sectores también debe ser sujeto de una atención prioritaria en cualquier estrategia digital.

7. El impulso al sector TIC y al desarrollo de ecosistemas de emprendimiento, por su impacto transversal en la digitalización e innovación del resto de los sectores también debe ser sujeto de una atención prioritaria en cualquier estrategia digital.
Modelo de tiempo flexible
Alexander Boss
Como mencionamos anteriormente, la dinámica de las actividades aduaneras es muy compleja por lo tanto VKOMEX debe tener las herramientas necesarias para cumplir a cabalidad sus procesos, entre estos podemos mencionar la fuerza laboral. Necesidad de personal adicional: VKOMEX debe dar respuesta a todos los requerimientos de sus clientes, como también desarrollar todas sus actividades con el personal de planta con el cual dispone. Por lo tanto, debe ejecutar estrategias para siempre cuente con el personal indicado (administrativo y operativo) para el desarrollo de cada proceso y que no se vea afectada la operatividad.
Para dar cumplimiento a esta necesidad, se propone la implementación de una “rotación de disponibilidad de personal”; con el objetivo de que se destine una persona por día de la semana (una cada día). La persona designada, adicionalmente a sus actividades diarias asignadas, estará en condición de disponibilidad para atender requerimientos adicionales que surjan. Claro está, estas actividades extras, deberán tener su retribución económica según lo establecido por la ley.

Necesidades específicas de las empresas
Modelo de tiempo flexible
Alexander Boss
Ahora bien, no todo debe ir enfocado al entorno laboral, también se debe tener en cuenta el bienestar del empleado. Por lo tanto, es necesario establecer algún tipo de beneficio al personal laboral para queda recibir de manera retributiva, cierto reconocimiento por su dedicación para con la empresa. Unificando la palabra flexibilidad, con la palabra tiempo (que es el que requieres el empleado), podemos definir una estrategia denominada Flexitiempo; cuyo objetivo principal es otorgar media jornada libre mensualmente a cada empleado para que de una u otra manera “recupere” el tiempo que invirtió de manera adicional.

Modelo de tiempo flexible
Alan Forero
VKOMEX SAS es una empresa que presta servicios de nacionalización y exportación de mercancías. Este mercado es muy exigente, toda vez que los clientes quieren sus productos puestos en sus almacenes o bodegas en el menor tiempo posible, o en el caso de las exportaciones desea que salga rápidamente a embarque. Por lo tanto, es importante que todos los colaboradores trabajen en equipo y de manera ágil para poder cumplir con las expectativas. No es fácil este negocio, ya que se depende mucho de terceros, como el puerto, la naviera, incluso hasta los mismos entes de control, obstaculizan de cierta manera que el cliente pueda recibir o enviar su mercancía oportunamente. 
En estos casos donde la empresa no depende de si misma para cumplir con los clientes es importante que se desarrollen estrategias que ayuden en gran manera a agilizar potencialmente los tiempos de atención. En ese orden de ideas revisemos que es lo que VKOMEX SAS puede hacer para contrarrestar este obstáculo
Modelo de tiempo flexible
Alan Forero
Primero, y muy importante: el conocimiento. Todos los colaboradores deben tener todos los conocimientos mínimos requeridos para poder dar atención a las solicitudes de los clientes, recordemos que un reproceso por mala operación acarrea atraso en la entrega, lo que conlleva a que el cliente no recibe a tiempo su mercancía, o no es embarcada según lo planeado. 
Esto se puede lograr capacitando a todo el personal de manera progresiva y de manera colectiva, de tal manera que ninguno quede sin recibir dichos conocimientos, esto dará como resultado que la empresa tenga colaboradores integrales, el cual estarán preparados para afrontar cualquier situación y así cumplir satisfactoriamente con los clientes. Otra cosa importante es desarrollar un cronograma de actividades de acuerdo con los tiempos establecidos y a la cantidad de servicios por atender. Esto logrará que los colaboradores puedan distribuir correctamente el tiempo y no atrase en ningún momento el proceso que se esté llevando a cabo independiente de cuál sea. También logrará que los colaboradores no salgan tarde de la oficina y puedan compartir mas tiempo en su casa con su familia. 
Por otro lado, VKOMEX SAS tiene cierta ventaja en el gremio, y es que el personal esta altamente capacitado gracias a la amplia experiencia en el mercado, esto es un plus para el cliente también, ya que todos los procesos se ejecutan correctamente y en la mayoría de los casos cumplen con los tiempos establecidos.
Modelo de tiempo flexible
Alan Forero
Por esta razón en VKOMEX SAS se respeta mucho las horas laborales, ya que ningún colaborador es presionado para que trabaje mas de sus 8 horas diarias, esto motiva mas al empleado y beneficia en gran manera a la empresa. 
Ahora bien, VKOMEX SAS pensando en el bienestar de sus colaboradores, maneja cierta flexibilidad con los horarios y el cumplimiento de este. La razón de ser de VKOMEX SAS es prestar un excelente servicio en el tiempo oportuno, y si el colaborador cumple con esa misión y adicional gana tiempo haciéndolo, ese tiempo es retribuirle a su favor, es decir que puede salir mas temprano de lo normal o llegar un poco mas tarde al inicio del día, todo depende del desempeño, calidad y oportunidad al momento de atender a los clientes. 
Adicionalmente se le puede obsequiar al colaborador, la tarde libre el día de su cumpleaños, para que tenga mas tiempo de compartir con su familia, independiente de que día sea, esto une mas la familia y crea motivación en los colaboradores.
Modelo de tiempo flexible
Nancy Moncada
El modelo del tiempo flexible, en las organizaciones es de gran importancia porque atreves de ella podemos das una oportunidad de entrega en cada uno de los servicios que ofrece, en la empresa VKOMEX, con la participación del compañero y de dar a conocer la empresa donde trabaja y cuál es su actividad comercial a la cual de dedica, El transporte de mercancía, el intercambio de productos y una económica cada vez más dinámica conlleva a que este tipo de compañías (en nuestro caso VKOMEX), donde tienen en cuenta su potencial en desarrollarlo y ponerlo a producir en cada uno de los campo de productividad que tiene.
Herramientas para la competitividad
Alexander Boss
 Hoy en día VKOMEX maneja grandes cantidades de información y datos. La nube ofrece una capacidad de almacenamiento prácticamente ilimitada. Por lo tanto VKOMEX no estará obligada a realizar ampliaciones en sus equipos periódicamente; de esta manera se evitará gastos adicionales de mantenimiento y actualización.
Capacidad de almacenamiento de datos ilimitada
 Hoy en día VKOMEX maneja grandes cantidades de información y datos. La nube ofrece una capacidad de almacenamiento prácticamente ilimitada. Por lo tanto VKOMEX no estará obligada a realizar ampliaciones en sus equipos periódicamente; de esta manera se evitará gastos adicionales de mantenimiento y actualización.
Soporte de la información
Herramientas para la competitividad
Alexander Boss
Para optimizar las operatividad de la compañía y no dejar “estancados” los procesos por limitantes como el acceso restringido a sólo al computador que se encuentra en la empresa. Con la implementación de cloud computing, el acceso a la nube se puede realizar desde cualquier pc, tablets y o smartphones.
Acceso desde cualquier equipo
Las implementaciones cloud computing son muy confiables, por lo tanto estas le permitirán a VKOMEX estar en línea prácticamente el 100% del tiempo; de esta manera se minimizan las caídas y fallas de los sistemas.
Conexión permanente
Herramientas para la competitividad
Alan Forero
Como mencioné anteriormente en la primera pregunta, hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudar a VKOMEX SAS a crecer como empresa y pueda expandirse más. Es por eso por lo que debemos primero analizar según la actividad económica de VKOMEX SAS es útil para lo que queremos lograr.

Ya sabemos que la empresa se encarga de ofrecer toda la asesoría necesaria en el campo del comercio exterior. Estas asesorías vienen de la mano de trámites y procesos que finalmente culminan con la nacionalización del producto traído o si no el embarque de la mercancía que se va a enviar al exterior. En ese orden de ideas podemos determinar que este proceso requiere de mucha documentación y que cumplan con todo lo establecido según la ley para importar o exportar productos.

Herramientas para la competitividad
Alan Forero
En vista de lo anterior puedo concluir que una de las herramientas que sin duda alguna servirán de mucho para facilitar la labor de los colaboradores es una herramienta de sincronización de archivos y documentos. Hay muchas herramientas como Dropbox, OneDrive, Google Drive, entre otros, que nos ayudan a almacenar cualquier cantidad de información, y lo mejor, accesible en cualquier lugar, estas plataformas no solamente funcionan en un computador sino también en dispositivos móviles, lo que la hace muy práctica a la hora de consultar información esté en el lugar que esté. Considero que esta es la herramienta mas acertada para VKOMEX por la cantidad de documentos que maneja, y lo mejor como es digital ahorra muchos costos de papelería y contribuye al medio ambiente.

Herramientas para la competitividad
Nancy Moncada
En toda empresa las herramientas con de vital importancia, para el desarrollo de la innovación y del desarrollo de la organización y de la revolución empresarial y de transformación digital que pueda llegar a tener, que involucra personal, equipos, procesos y productos estos componentes deben apuntar a generar una red integral en la captación análisis en tiempo real de una base de datos, contribuye a mejorar sustancialmente la calidad, gestión y rentabilidad.

Está claro que muchas empresas en países desarrollados y emergentes aún no están preparadas para dar este salto. Alcanzar la ansiada eficiencia operacional, organizacional y administrativa pasa por una hoja de ruta con soluciones concretas. Entre ellas, la adopción de un software ERP, el Big Data y el internet de las cosas resultan inevitables. Lograr requiere de sistemas más competentes basados en la digitalización y automatización. Estas condiciones requieren una inversión puntual en innovaciones que generen mayor autonomía. El propósito final está relacionado con la optimización de las cadenas de valor y el intercambio de datos. En este contexto, las proyecciones revelan una tendencia cercana al 50% de robotizar las tareas en las empresas más actualizadas. El panorama de contratación de personal y RR.HH. está cambiando hacia un enfoque mucho más especializado. Mientras las labores rutinarias se automatizan, la supervisión y búsqueda de talento se vuelve más concreta.

Herramientas para la competitividad
Nancy Moncada
Aunque tarde o temprano las empresas tendrán que incorporar programas de gestión de recursos, sistemas de ejecución para fabricación y alta tecnología, las organizaciones deben avanzar en función de sus capacidades. Para ello, las auditorías tecnológicas son una herramienta que le indican dónde está su negocio con relación a los cambios actuales. Competitividad, resultados y mejor desempeño con Big data, Como bien sabemos, la generación de datos estructurados, no estructurados y semi-estructurados forma parte de los negocios modernos. La clave para su aprovechamiento consiste en que las compañías dispongan de la tecnología para filtrar, clasificar y depurar toda esta información con la menor cantidad de errores posibles.

Gestionar cantidades masivas de datos requiere de un registro automatizado cuya sofisticación va más allá de métodos tradicionales. A través del cloud computing, software ERP y minería, se agiliza su administración adecuada. Esto le permite a su empresa obtener métricas rápidas y precisas sobre el desempeño operacional. Si entre sus objetivos empresariales está la mejora de los procesos industriales, el manejo de macrodatos es fundamental. Esto se debe a que las conclusiones, resultados y patrones evaluados sirven para ajustar el funcionamiento. Esta reinversión conlleva a una reestructuración oportuna cuando existen errores evidentes en el modelo.

Muchas gracias

Necesidades de la compañía VKOMEX Grupo 102028_25

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